Wersja nr 1 obowiązująca od 8 kwietnia 2021r.

Niniejsza procedura ma zastosowanie dla operatora: Spółka TEILOR SRL , spółką z ograniczoną odpowiedzialnością rumuńska, z siedzibą w Rumunii, województwo Arges, miasto Pitesti, ulica Smeurei, nr. 54 , zarejestrowana w Biurze Rejestru Handlowego przy Sądzie Arges pod nr. J3/1681/2003, posiadająca unikalny europejski identyfikator (EUID) ROONRC.J3/1681/2003, unikalny kod rejestracyjny (NIP) RO 15997524.

ODNIESIENIA DO NORM USTAWOWYCH ORAZ WARUNKI WAŻNOŚCI

a) Ustawa nr. 333 z dnia 8 lipca 2003 r. w sprawie ochrony obiektów, majątku, wartości i ochrony osób, z późniejszymi zmianami i uzupełnieniami;

b) Decyzja nr. 301 z dnia 11 kwietnia 2012 r. o zatwierdzenie Norm Metodycznych Ustawy nr. 333/2003 w sprawie ochrony obiektów, dóbr, wartości i ochrony osób

c) Rozporządzenie Unii Europejskiej nr. 2016/679 (RODO) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnego przepływu takich danych (RODO) ;

d) Regulamin organizacji i funkcjonowania Spółki;

e) zakres obowiązków stanowisk.

DZIEDZINA

■ Polityka jest stosowana w ramach czynności związanych z nadzorem za pomocą wideo. Stosowanie systemu monitoringu wideo jest niezbędne do zapewnienia fizycznego bezpieczeństwa pomieszczeń, zgodnie ze szczególnymi przepisami obowiązującymi w tej dziedzinie, w stosunkach z władzami publicznymi, zgodnie z obowiązującymi w tej materii normami prawnymi, w celu kontroli bezpieczeństwa i ochrony.

■ Polityka nadzoru za pomocą wideo opisuje system wideo i środki ochronne podjęte przez niego w celu ochrony danych osobowych, życia prywatnego oraz innych praw podstawowych i uzasadnionych interesów osób filmowanych przez kamery nadzoru wideo.

TREŚĆ I CEL PROCEDURY.

■ Niniejsza Polityka ustala:

a) Ujednolicony zbiór zasad regulujących wdrażanie i użytkowanie systemu nadzoru wideo w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, bezpieczeństwa i ochrony mienia, nieruchomości, wartości, z poszanowaniem obowiązków prawnych wynikających z RODO oraz przyjętych środków bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych, ochrony życia prywatnego, uzasadnionych interesów oraz zagwarantowania podstawowych praw osób, których dane dotyczą.

b) Odpowiedzialności w zakresie administrowania i obsługi systemu nadzoru za pomocą środków wideo, a także w zakresie opracowywania, poświadczenia i zatwierdzania dokumentów związanych z tymi czynnościami.

■ Polityka dotycząca korzystania z systemów wideo jest dostępna na stronie internetowej Spółki www.teilor.pl

■ istniejący system wideo został zainstalowany po przeprowadzeniu analizy ryzyka, załączając plany ochrony i bezpieczeństwa.

■ Struktury odpowiedzialne za zapewnienie bezpieczeństwa przeprowadzą okresowy przegląd i ponownie rozważą: (i) potrzebę utrzymania systemu w użyciu; (ii) spełnienie oświadczonego celu; (iii) ewentualne odpowiednie alternatywy dla systemu oraz (iv) jeżeli obecna Polityka przestrzega w dalszym ciągu Przepisy prawa krajowego jak i Unijnego Rozporządzenia nr 2016/679 (RODO).

■ Spółka wykorzystuje system nadzoru wideo w celu zapewnienia bezpieczeństwa i kontroli dostępu. Za pomocą tych systemów kontroli dostępu do budynków, zapewnia się bezpieczeństwo mienia i ochronę osób - pracowników, klientów i/lub gości, a także posiadane mienie i informacje.

System nadzoru wideo uzupełnia inne środki bezpieczeństwa, takie jak system kontroli dostępu, w ramach środków podejmowanych na podstawie polityki bezpieczeństwa i pomaga zapobiegać, zwalczać oraz w stosownych przypadkach, badać nieuprawniony fizyczny dostęp, włącznie z nieuprawnionym dostępem do przestrzeni chronionych.

Ponadto system nadzoru wideo pomaga w wykrywaniu i śledztwie w sprawie kradzieży sprzętu i towarów lub w zapobieganiu, wykrywaniu i badaniu ryzyka i zagrożeń w stosunku do zatrudnionego personelu.

Ponadto system może służyć do prowadzenia śledztwa lub uzyskiwania informacji na potrzeby dochodzeń wewnętrznych lub postępowań dyscyplinarnych, w tym w przypadkach wystąpienia incydentu bezpieczeństwa lub zaobserwowania zachowania przestępczego (w wyjątkowych przypadkach zdjęcia mogą być przekazane organom ścigania w przypadku dochodzenia dyscyplinarnego lub karnego).

OBSZARY NADZORU

■ Systemu nadzoru za pomocą środków wideo nadzoruje

- strefy dostępu i przestrzeń dla pracowników i gości;

- przestrzeń wspólną;

Lokalizacja kamer została dokładnie sprawdzona, aby zapewnić maksymalne ograniczenie monitorowania obszarów, które nie są przedmiotem zainteresowania ze względu na ich przeznaczenie.

■ Obszary, w których istnieje wysoki poziom oczekiwania dotyczący życia prywatnego, nie są monitorowane.

DANE OSOBOWE GROMADZONE ZA POMOCĄ NADZORU WIDEO

Specjalne dane

System wideo nie jest przeznaczony do przechwytywania (na przykład przez punktową lub selektywną orientację) ani do przetwarzania obrazów (na przykład indeksowanie, profilowanie), które ujawniają „specjalne kategorie danych”.

Nie zamierza się używać systemu nadzoru w sposób doraźny lub odpowiednio o charakterze tymczasowym, okolicznościowy.

Opis i dane techniczne systemu

System może rejestrować każdy ruch wykryty przez zainstalowane kamery na monitorowanym obszarze wraz z datą, godziną i lokalizacją.

Wszystkie kamery funkcjonują 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Wtedy gdy jest to potrzebne, jakość obrazów pozwala na rozpoznanie osób, które przechodzą przez obszar działania kamer. Specjalnie przeszkoleni operatorzy muszą przestrzegać ustawień prywatności i praw dostępu.

Korzyści z systemu nadzoru: (i) wzrost kontroli nadzorowanej przestrzeni wejść i wyjść; (ii) ograniczenie dostępu osób niedozwolonych; (iii) wyeliminowanie strat spowodowanych nieprzewidzianymi zdarzeniami; (iv) przestrzeganie norm i ustawodawstwa obowiązującego dla obiektów z wyznaczonym ryzykiem.

OCHRONA PRYWATNOŚCI I BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI

W celu ochrony bezpieczeństwa systemu nadzoru wideo oraz zwiększenia stopnia ochrony życia prywatnego, wprowadzono następujące środki techniczne i organizacyjne:

^ ograniczenie czasu przechowywania filmowanego materiału, zgodnie z wymogami bezpieczeństwa;

^ nośniki danych (serwery, na których przechowywane są nagrane obrazy) znajdują się w bezpiecznych miejscach, chronionych fizycznymi środkami bezpieczeństwa;

^ wszyscy użytkownicy z prawem dostępu podpisali oświadczenia o zachowaniu poufności, w których zobowiązują się przestrzegać przepisów prawa w tej dziedzinie;

^ prawo dostępu jest przyznawane użytkownikom na podstawie potrzeby czerpania informacji, tylko do tych zasobów, które są ściśle niezbędne do spełnienia poleceń służbowych;

^ wszyscy pracownicy, którzy mają dostęp do systemu nadzoru (zarówno zewnętrzni, jak i wewnętrzni), podpisują umowy o zachowaniu poufności.

Tylko administrator systemu, wyznaczony w tym celu przez operatora, ma prawo nadawać, modyfikować lub anulować uprawnienia dostępu użytkownikom, zgodnie z ogólną procedurą dostępu do baz danych. Na bieżąco prowadzi aktualną listę wszystkich osób, które mają prawo dostępu do systemu nadzoru wideo, określając rodzaj dostępu.

DOSTĘP DO DANYCH OSOBOWYCH I ICH UJAWNIANIE

Prawa dostępu

■ Dostęp do przechowywanych obrazów i / lub do architektury technicznej systemu nadzoru wideo jest ograniczony do niewielkiej liczby osób i jest określany przez zakres obowiązków dołączony do umowy (w jakim celu i jaki rodzaj dostępu). W szczególności limity nakłada się na osoby uprawnione do:

- Oglądanie materiału filmowego w czasie rzeczywistym: obrazy, które są odzwierciedlane w czasie rzeczywistym, są dostępne dla osób wyznaczonych do prowadzenia czynności nadzoru;

- Oglądanie nagrania nakręconego materiału filmowego: oglądanie zarejestrowanych obrazów będzie dokonywane w uzasadnionych przypadkach, takich jak przypadki wyraźnie przewidziane przez prawo oraz zdarzenia związane z bezpieczeństwem, przez specjalnie do tego wyznaczone osoby;

- Kopiowanie, pobieranie, usuwanie lub modyfikacje dowolnego materiału filmowego.

Instrukcje

■ Wszyscy pracownicy z prawami dostępu przechodzą wstępne szkolenie w zakresie ochrony danych. Procedura ta zostanie włączona do harmonogramu szkoleń i wdrożeń dla wszystkich użytkowników posiadających prawa dostępu i uprawnienia w zakresie obsługi systemu nadzoru wideo.

■ Administrator usługi zapewni, aby wszystkie podległe mu osoby, jeżeli takowe są, które są zaangażowane w obsługę systemu nadzoru wideo, zostały przeszkolone i poinformowane o wszystkich funkcjonalnych, operacyjnych i administracyjnych aspektach tej działalności.

Środki zachowania tajemnicy - poufność

■ Po szkoleniu każdy uczestnik podpisuje oświadczenie o ochronie prywatności.

Udostępnianie danych osobowych

■ Wszelkie czynności polegające na ujawnieniu danych osobowych stronom trzecim będą udokumentowane i poddane rygorystycznej analizie, dotyczące z jednej strony potrzeby komunikacji, a z drugiej strony zgodności między celem, dla którego komunikacja jest dokonywana, a celem, dla którego to dane zostały początkowo zebrane do przetwarzania (bezpieczeństwo i kontrola dostępu). Każda sytuacja ujawnienia zostanie odnotowana przez administratora systemu w Rejestrze ewidencji przypadków ujawnienia.

■ Spółka ma obowiązek udostępnić organom wymiaru sprawiedliwości, na ich pisemne żądanie, nagrania wideo, na których złapano popełnienie niektórych czynów o charakterze karnym.

■ System nadzoru wideo nie służy do weryfikacji obecności podczas czasu pracy ani do oceny wydajności w pracy. W wyjątkowych przypadkach, ale zgodnie z wyżej opisanymi gwarancjami, można przyznać dostępu dla Komisji Dyscyplinarnej w ramach dochodzenia dyscyplinarnego, pod warunkiem, że informacje pomogą w dochodzeniu w sprawie przestępstwa lub naruszenia dyscyplinarnego, które mogłoby naruszyć prawo i wolności danej osoby.

■ Każde naruszenie bezpieczeństwa dotyczące kamer wideo jest odnotowywane w rejestrze dochodzeń.

CZAS PRZECHOWYWANIA

■ Czas przechowywania danych pozyskanych za pomocą systemu nadzoru wideo jest proporcjonalny do celu, w jakim dane te są przetwarzane, które te obrazy (przechwycone przez system wideo) są przechowywane przez okres nieprzekraczający 30 dni, po czym są usuwane za pomocą automatycznej procedury w kolejności, w jakiej zostały zarejestrowane. W przypadku incydentu związanego z bezpieczeństwem, czas przechowywania odpowiedniego materiału filmowego może przekroczyć normalne limity w zależności od czasu wymaganego do dalszego dochodzenia zdarzenia naruszającego bezpieczeństwo. Przechowanie jest rygorystycznie udokumentowane, a potrzeba przechowania jest okresowo weryfikowana.

■ Jeżeli czas przechowywania przekroczy okres przewidziany w niniejszej polityce, zostanie to odnotowane w Rejestrze zapisanych nagran przekraczających czas przechowywania, zarządzanym przez administratora systemu.

PRAWA OSOBY, KTÓREJ DOTYCZY

■ Zgodnie z prawem przestrzegane są prawa zainteresowanych osób. Wszystkie osoby zaangażowane w czynność nadzoru wideo oraz osoby odpowiedzialne za administrowanie obrazów nagranych będą przestrzegać prawa oraz wewnętrzne procedury.

Informowanie zainteresowanych osób

^ Podstawowe informacje o osobach, których dane dotyczą, są podawane w sposób jasny i trwały, za pomocą odpowiedniego znaku, dostatecznie widocznego i umiejscowionego w monitorowanym obszarze, w taki sposób aby zasygnalizować istnienie kamer monitorujących, ale także przekazywać istotne informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych.

^ Dane osoby są ostrzegane o zainstalowanym systemie nadzoru wideo, który zawiera również cel przetwarzania i identyfikacji operatora danych osobowych gromadzonych za pomocą nadzoru wideo.

Wykonywanie praw dostępu, interwencji i sprzeciwu

^ Przez cały okres przechowywania danych osobowych, osoby, których dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do ich danych osobowych, żądania interwencji (usunięcie / aktualizacja / sprostowanie / utajnienie, a także inne prawa) lub sprzeciwienia się przetwarzaniu ich, zgodnie z ustawodawstwem.

^ Każde żądanie dostępu, sprostowania, zablokowania i / lub usunięcia danych osobowych w wyniku korzystania z kamer wideo należy kierować pisemnie na adres: gdpr@teilor.pl lub na adres siedziby operatora wymienionego w część wstępnej.

^ Odpowiedź na wniosek o dostęp, interwencję lub sprzeciw zostanie udzielona w terminie prawnym. Jeżeli nie można dotrzymać tego terminu, osoba, której dane dotyczą, zostanie poinformowana o przyczynie odroczenia odpowiedzi i zostanie poinformowana o procedurze, jaka zostanie zastosowana w celu rozwiązania wniosku.

^ Istnieje możliwość odmowy dostępu, w sytuacji, gdy mają zastosowanie wyjątki przewidziane przez ustawodawstwo. Konieczność ograniczenia dostępu może być również narzucona, gdy istnieje obowiązek ochrony praw i wolności osób trzecich, jak na przykład, gdy na zdjęciach pojawiają się inne osoby i nie ma możliwości uzyskania ich zgody lub nie można ich wyodrębnić za pomocą edycji obrazów, danych osobowych nieistotnych.

Niniejsza Polityka może być jednostronnie modyfikowana poprzez okresowe zamieszczanie poprawionej wersji na stronie internetowej, raz na jakiś czas.

Zgodnie z rozporządzeniem Unii Europejskiej nr. 2016/679 (RODO) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnego przepływu takich danych, osobom, których dane dotyczą, przysługują określone prawa dotyczące danych osobowych. Niniejsza polityka jest uzupełniona o politykę RODO istniejąca na stronie www.teilor.pl